Privacy Statement

5 december 2017

Kennis, kunde en vertrouwen zijn belangrijke pijlers van de dienstverlening van Van Doorne, advocaten, notarissen en fiscalisten. Wij hechten eraan u duidelijkheid te geven over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan. In dit Privacy Statement informeren wij u hierover.

  1. Contactgegevens
    Van Doorne N.V. (Van Doorne) is de verwerkingsverantwoordelijke en gevestigd aan de Jachthavenweg 121, 1081 KM in Amsterdam. Telefonisch kunt u ons bereiken op 020 6789  125, per e-mail via info@vandoorne.com.

  2. Op wie is dit Privacy Statement van toepassing?
    Dit Privacy Statement geldt voor alle personen van wie Van Doorne persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van personen die werkzaam zijn bij Van Doorne.

    Dit Privacy Statement is van toepassing op: 
    - cliënten van Van Doorne 
    - potentiële cliënten met wie Van Doorne contact heeft gelegd of wil leggen 
    - bezoekers van de website van Van Doorne 
    - ontvangers van nieuwsbrieven en commerciële e-mails van Van Doorne 
    - alle andere personen die contact opnemen met Van Doorne of van wie Van Doorne persoonsgegevens verwerkt.

    Voor partners, werknemers, uitzendkrachten, inleenkrachten, student-stagiaires, en sollicitanten geldt niet dit Privacy Statement.

  3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
    Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, persoonsgegevens gegenereerd tijdens uw bezoek aan onze website en het lezen van nieuwsbrieven en persoonsgegevens die wij hebben ontleend aan andere bronnen, zoals zakelijke Social Media platforms. 

    Persoonsgegevens door u verstrekt:
    - contactgegevens en andere persoonsgegevens die nodig zijn ter behandeling van uw zaak door een advocaat, notaris of fiscalist
    - contactgegevens en andere persoonsgegevens ingevuld op contactformulieren of andere webformulieren
    - contactgegevens verstrekt tijdens kennismakingsgesprekken, events, seminars etc. zoals gegevens vermeld op visitekaartjes

    Persoonsgegevens verkregen via of gegenereerd door onze website, elektronische nieuwsbrieven, commerciële e-mails of daaraan gerelateerde technologieën:

    - IP-nummer
    - uw surfgedrag op de website, zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd
    - of u een nieuwsbrief of commerciële e-mail opent en op welke onderdelen daarvan u klikt
    Klik hier voor ons cookie statement.

    Persoonsgegevens verkregen uit andere bronnen:
    -
    persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke social media platforms zoals LinkedIn.
    - persoonsgegevens verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en uit het Kadaster
    - persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke websites


    Onze website bevat hyperlinks naar websites van andere partijen en social media buttons. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van betrefffende social media platforms. Evenmin is Van Doorne verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platforms.

  4. Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?
    Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Wij zetten ze voor u op een rij:

    • Het uitvoeren van een overeenkomst waarin u ons opdracht hebt verstrekt tot het leveren van juridische en fiscale diensten door onze advocaten, notarissen of  fiscalisten.
    Indien u een zaak in behandeling geeft aan een advocaat, notaris of fiscalist, worden daarbij in ieder geval uw contactgegevens gevraagd. Ook andere persoonsgegevens kunnen noodzakelijk zijn voor de behandeling van de zaak, afhankelijk van de aard van de zaak. Voorts worden de gegevens gebruikt voor facturatie van de verleende diensten.

    • Het nakomen van wettelijke verplichtingen. 
    Een notaris is op grond van de Wet op het Notarisambt verplicht bepaalde persoonsgegevens op te nemen in een akte, zoals naam, voornamen, geboortedatum- en plaats, adres, woonplaats en burgerlijke staat van de partijen.

    Notarissen zijn ook wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan de Kamer van Koophandel en het Kadaster.  

    De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) verplicht advocaten, notarissen en fiscalisten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen. Het gaat daarbij onder andere om een kopie van een identiteitsbewijs (paspoort).

    • Het onderhouden van contact met u. 
    Uw contactgegevens worden bijgehouden in ons klantsysteem en kunnen worden gebruikt voor onder meer het verzenden van nieuwsbrieven, updates, uitnodigingen voor events en seminars en het toezenden van informatie die u aan ons hebt gevraagd.

    • Het verbeteren van onze product- en dienstinformatie en het uitvoeren van gerichte marketingacties.

    Wij vinden het belangrijk u te benaderen met informatie die voor u relevant is. Om dit mogelijk te maken, combineren en analyseren wij de bij ons beschikbare persoonsgegevens. Op basis daarvan bepalen we welke informatie en kanalen relevant zijn en welke momenten het meest geschikt zijn voor het verstrekken van informatie of het tot stand brengen van contact. Bij marketingacties verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens en geen vertrouwelijke gegevens die door het beroepsgeheim van advocaten of notarissen zijn beschermd. Indien wij van u een persoonlijk, individueel klantprofiel zouden willen aanleggen, zullen wij daarvoor uw voorafgaande toestemming vragen. Indien u later deze toestemming zou willen intrekken, is dat altijd mogelijk.

    De volgende gegevens analyseren wij:
    Interactiegegevens: Persoonsgegevens verkregen uit contact tussen Van Doorne en u. Bijvoorbeeld over uw gebruik van onze website of ondersteunde applicaties. Dit geldt ook voor offline interacties, zoals hoe vaak er contact is tussen Van Doorne en u.
    Gedragsgegevens: Persoonsgegevens die Van Doorne verwerkt over uw gedrag, zoals uw voorkeuren, mening, wensen en behoeften. Deze gegevens kunnen wij bijvoorbeeld afleiden uit uw surfgedrag op onze website, het lezen van onze nieuwsbrieven of doordat u informatie heeft aangevraagd. Maar ook via gevoerde inbound telefoongesprekken en e-mail contact met onze medewerkers. Informatie verkregen via trackingcookies, verzamelen en gebruiken wij alleen met uw toestemming, die u altijd weer kunt intrekken. Zie ook ons cookie statement.

    • Het uitvoeren en analyseren van cliënttevredenheidsonderzoeken.
    Soms vragen wij cliënten mee te werken aan een cliënttevredenheidsonderzoek. Dat gebeurt door middel van een online vragenlijst. Deelname hieraan is vrijwillig. Voorafgaand aan ieder cliënttevredenheidsonderzoek ontvangt u nadere informatie over de werkwijze en de manier waarop wij met de verkregen informatie omgaan.

    • Het verbeteren en beveiligen van onze website www.vandoorne.com

    • Het maken van gebruikersstatistieken. 
    De gebruikersstatistieken van de website stellen ons in staat een beeld te krijgen van onder meer de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het click-gedrag. Het betreft generieke rapportages, zonder informatie over individuele personen. De verkregen informatie gebruiken wij om de website te verbeteren.

    • Toegangscontrole en bedrijfsbeveiliging.
    Indien u ons kantoor bezoekt, noteren wij bij aankomst uw naam. Ook worden aan de buitenzijde van het kantoor, bij de receptie en bij de entree van de vergaderzalen camerabeelden gemaakt. Wij doen dit om bij calamiteiten te weten wie zich in het gebouw bevinden en om te zorgen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot het kantoor. Camerabeelden worden in beginsel na 10 dagen vernietigd.

  5. Rechtsgrond van de verwerking
    Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één van de volgende rechtsgronden:
    • Toestemming
    • Op basis van een overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst
    • Wettelijke verplichting
    • In verband met een gerechtvaardigd belang
    Een verwerkingsverantwoordelijke mag uitsluitend persoonsgegevens verwerken, als dit kan worden gebaseerd op één van de limitatief opgesomde rechtsgronden in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De vier rechtsgronden waar Van Doorne zich op baseert zijn:
    Toestemming
    - Als we u toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken en u hebt deze toestemming verleend, dan hebt u ook altijd weer het recht om deze toestemming in te trekken.
    Overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst
    - Indien u ons een opdracht verleent tot het leveren van juridische of fiscale diensten, verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dat voor het uitvoeren van de opdracht noodzakelijk is.
    Wettelijke verplichting
    - Een notaris is op grond van de Wet op het Notarisambt verplicht bepaalde persoonsgegevens op te nemen in een akte, zoals naam, voornamen, geboortedatum- en plaats, adres, woonplaats en burgerlijke staat van de partijen.
    - Notarissen zijn ook wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan de Kamer van Koophandel en het Kadaster.
    - De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) verplicht advocaten, notarissen en fiscalisten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen. Het gaat daarbij onder andere om een kopie van een identiteitsbewijs (paspoort).
    Gerechtvaardigd belang
    - Wij mogen ook persoonsgegevens verwerken als wij een gerechtvaardigd belang hebben en daarmee geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy. Zo gebruiken wij bijvoorbeeld uw contactgegevens om u uit te nodigen voor seminars en events.

  6. Verwerkers
    Wij kunnen voor het verwerken van uw persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Wij sluiten met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt.
    Wij werken bijvoorbeeld met dienstverleners die SaaS oplossingen (software as a service) bieden of hostingdiensten leveren. Verder zijn er ICT-dienstverleners die ons ondersteuning bieden bij het veilig en stabiel houden van onze systemen. Ook gebruiken wij diensten van derden voor het verzenden van nieuwsbrieven en commerciële e-mails. Dit zijn voorbeelden van partijen die zijn aan te merken als verwerker als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

  7. Persoonsgegevens delen met derden
    Soms is het nodig uw persoonsgegevens met derden te delen. Dat kan -afhankelijk van de omstandigheden van het geval- noodzakelijk zijn bij de behandeling van uw dossier. Ook zijn er wettelijke verplichtingen die ertoe strekken dat persoonsgegevens aan derden worden doorgegeven.
    In onder meer de volgende gevallen, worden persoonsgegevens aan derden verstrekt:
    Bij de behandeling van een dossier kan het noodzakelijk zijn uw persoonsgegevens met derden te delen. Bijvoorbeeld bij het procederen tegen een wederpartij, het sluiten van een overeenkomst of bij een notariële akte waarbij meerdere partijen zijn betrokken.

    Notarissen zijn wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan de Kamer van Koophandel en het Kadaster.

    Indien een rechtelijke uitspraak ons verplicht tot het verstrekken van persoonsgegevens aan derden, zullen wij daaraan dienen te voldoen.

    Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden. Hierop bestaat één uitzondering. Soms organiseren wij met een andere organisatie een gezamenlijke activiteit, zoals een event of seminar. In dat geval worden uitsluitend de noodzakelijke contactgegevens uitgewisseld.
    Persoonsgegevens kunnen voorts aan derden worden verstrekt, bij een reorganisatie of fusie van onze onderneming of de verkoop van (een deel van) onze onderneming.

  8. Doorgifte buiten de (Europese Economische Ruimte) EER
    Het kan soms nodig zijn uw persoonsgegevens door te geven aan partijen gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dat kan -afhankelijk van de omstandigheden van het geval- noodzakelijk zijn bij de behandeling van uw dossier door een advocaat, notaris of fiscalist.   Voor het versturen van online nieuwsbrieven en mailings en het verwerken van gegevens ingevuld op de webformulieren op onze website, maken wij gebruik van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigde dienstverleners (verwerkers).

    Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mogen persoonsgegevens uitsluitend worden doorgegeven aan partijen buiten de EER indien een passend niveau is gewaarborgd voor de bescherming van de persoonsgegevens of indien een specifieke afwijking van toepassing is.

    Wij kunnen persoonsgegevens aan een partij buiten de EER doorgeven als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische of fiscale diensten, of indien dat noodzakelijk is in het kader van een rechtsvordering waarvoor wij u juridische ondersteuning verlenen.

    De verwerker buiten de EER die ons diensten verleent bij het versturen van online nieuwsbrieven en mailings en het verwerken van gegevens ingevuld op de webformulieren op onze website, is gevestigd in de Verenigde Staten en heeft een registratie voor het EU-US Privacy Shield. Meer informatie daarover vindt u op: https://www.privacyshield.gov/welcome.

  9. Indien u vragen hebt over uw persoonsgegevens
    Iedere persoon kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens. Zo hebt u het recht tot inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens of vragen dit gebruik te beperken. In bepaalde gevallen kunt u zelfs uw gegevens opvragen en meenemen naar een andere partij. Neemt u voor al deze vragen contact op via 020 6789 125 of info@vandoorne.com.

  10. Klachten?
    Als u klachten hebt over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact met ons opnemen door een mail te sturen naar info@vandoorne.com of te bellen met 020-6789 125. Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing. Indien dat toch niet zou lukken, dan kunt u zich altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens .

  11. Veranderingen
    Ontwikkelingen gaan snel en daardoor kan er soms ook iets veranderen in de persoonsgegevens die we van u vragen en de wijze waarop we uw persoonsgegevens gebruiken. Ook kan regelgeving wijzigen. In dat geval zullen we dit Privacy Statement aanpassen. We nodigen u daarom uit het Privacy Statement regelmatig te checken, zodat u geïnformeerd blijft. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u hierop ook via onze website attent maken.

versie: 1.0 – 5 december 2017