Waarmee kunnen wij u helpen?

    Nieuws

    Hoe gaat een vereniging of stichting om met vergaderen tijdens de coronacrisis en de vaststelling van de jaarstukken?

  • NL EN
  • UPDATE 1 oktober 2020: De werkingsduur van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (“Spoedwet”) is opnieuw verlengd, van 1 oktober 2020 naar 1 december 2020. In de toelichting op het onderhavige verlengingsbesluit is het voornemen geuit om ten minste twee maanden van tevoren aan te kondigen wanneer de tijdelijke voorzieningen definitief zullen vervallen. Dit geeft de praktijk meer zekerheid, bijvoorbeeld bij het plannen van vergaderingen.

    UPDATE 1 september 2020: De werkingsduur van de Tijdelijke Wet COVID-19 Justitie & Veiligheid (“Spoedwet”) zal met één maand worden verlengd. De Tijdelijke Wet zou op 1 september 2020 komen te vervallen. Door de verlenging geldt de Spoedwet (in ieder geval) tot 1 oktober.

    De uitbraak van het coronavirus en de overheidsmaatregelen die daarop volgden, hebben grote impact op de dagelijkse gang van zaken, ook voor verenigingen en stichtingen.

    Digitale algemene (leden)vergadering

    Uit gezondheidsoverwegingen moet fysiek contact zo ver mogelijk beperkt worden; een maatregel die voor het nemen van besluiten in de algemene (leden)vergadering of ledenraadsvergadering (hierna: “ALV”) tot moeilijkheden kan leiden, onder andere met het vaststellen van de jaarstukken in het verschiet.

    Waar bestaande wetgeving het momenteel mogelijk maakt om leden het stemrecht van leden op elektronische wijze te laten uitoefenen (indien dit in de statuten is vastgelegd), biedt de wet tot op heden geen ruimte om een ALV volledig digitaal te voeren. Met de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (de "Spoedwet") die op dit moment in behandeling is bij de Tweede Kamer, wordt (tijdelijk) een oplossing geboden. De oplossing die de Spoedwet biedt voor (onder meer) verenigingen, is tweeledig:

    1. Het wordt mogelijk om een volledig digitale ALV te houden.
    2. De termijn waarbinnen de ALV de jaarrekening dient vast te stellen, kan door het bestuur met maximaal vier maanden worden verlengd.

    De Spoedwet maakt digitaal vergaderen door de ALV mogelijk. Het bestuur van de vereniging is bevoegd te besluiten een dergelijke digitale ALV uit te roepen. De Spoedwet stelt, in het kader van zorgvuldige vergadering en besluitvorming, enkele voorwaarden aan deze mogelijkheid tot digitaal vergaderen:

    a. De ALV moet door de leden en vergadergerechtigden (hierna: “leden”) te volgen zijn via een elektronisch communicatiemiddel.

    b. Leden moeten uiterlijk 72 uur voor de ALV in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over onderwerpen die op de agenda staan.

    c. De vragen van leden moeten uiterlijk tijdens de ALV worden beantwoord en deze antwoorden moeten toegankelijk gemaakt worden voor de leden, bijvoorbeeld via de website of een email.

    d. Tijdens de ALV moeten vragen van leden zo goed mogelijk worden beantwoord, tenzij dit redelijkerwijs niet mogelijk is.

    Indien niet aan sub c. en sub d. is voldaan, dan tast dit de rechtsgeldigheid van de in de ALV genomen besluiten niet aan. Mocht bijvoorbeeld een verbinding tijdens de ALV niet goed werken of mocht een lid door andere redenen niet goed of niet volledig deel kunnen nemen aan de digitale ALV, dan heeft dit geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van besluiten die tijdens de ALV zijn genomen.

    Op grond van de Spoedwet kan het bestuur aldus bepalen dat leden géén toegang hebben tot de ALV en wordt het vereiste van het houden van een fysieke vergadering (tijdelijk) verlaten.

    Elektronisch stemmen

    Op grond van de huidige wet geldt dat elektronisch stemmen in een ALV slechts is toegestaan indien de statuten in deze mogelijkheid voorzien. Met de Spoedwet wordt beoogd hierom verandering te brengen. De Spoedwet maakt het mogelijk dat, indien statuten niet in de mogelijkheid tot elektronisch stemmen voorzien, het bestuur kan bepalen dat het stemrecht kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel. Een statutenwijziging is hiervoor niet vereist. Ook krijgt het bestuur de bevoegdheid om te bepalen dat stemmen, die voorafgaand aan de ALV door middel van een elektronisch communicatiemiddel zijn uitgebracht, gelijk worden gesteld met stemmen die tijdens de digitale ALV worden uitgebracht.

    Oproeping

    Het bestuur dient bij de oproeping te vermelden dat de ALV digitaal zal worden gehouden. Indien de oproeping al heeft plaatsgevonden en de Spoedwet treedt in de huidige vorm in werking, is het bestuur gehouden tot uiterlijk 48 uur voorafgaand aan de ALV op dezelfde wijze als de oproeping aan de leden kenbaar te maken dat de ALV digitaal zal plaatsvinden. Wanneer leden hulp nodig hebben om digitaal deel te kunnen nemen dienen zij hierbij door of namens het bestuur te worden geholpen om dit mogelijk te maken.

    Verlenging termijn vaststellen jaarstukken

    De wet bepaalt voor een grote vereniging als bedoeld in artikel 2:360 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek dat het bestuur van de vereniging de jaarstukken binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar van een vereniging opmaakt en ter inzage legt voor de leden, behoudens verlenging van deze termijn met ten hoogste 4 maanden door de algemene vergadering op grond van bijzondere omstandigheden. De jaarrekening dient vervolgens vastgesteld te worden door de algemene vergadering uiterlijk 1 maand na afloop van de hiervoor bedoelde termijn van 6 maanden (dan wel 10 maanden met verlenging). Dit betekent dat de jaarrekening in principe uiterlijk in 31 juli zou moeten worden vastgesteld.

    Gelet op de huidige omstandigheden zou dit voor sommige verenigingen niet haalbaar zijn. Zoals hiervoor beschreven maakt de Spoedwet het mogelijk ALV's digitaal te houden en de jaarstukken vast te stellen. Mocht een vereniging een digitale ALV niet kunnen organiseren (bijvoorbeeld vanwege het aantal leden), dan biedt de Spoedwet de mogelijkheid dat het bestuur de termijn van 6 maanden met ten hoogste 4 maanden kan verlengen. Deze bevoegdheid wordt hiermee van de algemene vergadering verlegd naar het bestuur. In dat geval dient de algemene vergadering uiterlijk 30 november de jaarrekening vast te stellen.

    Kortom: de Spoedwet biedt op twee punten ruimte voor verenigingen in het kader van het vaststellen van de jaarrekening, zowel middels het houden van een digitale ALV als middels het verlengen van de wettelijke termijn door het bestuur in plaats van door de algemene vergadering.

    Ook voor stichtingen is voorzien in een regeling in de Spoedwet inhoudende dat de termijn van 6 maanden door het bestuur kan worden verlengd met ten hoogste 4 maanden.

    Bestuursvergaderingen en vergaderingen van raden van toezicht

    Om te voorkomen dat een bestuur of raad van toezicht niet bijeen kan komen zonder in strijd met de statuten te handelen, bepaalt de Spoedwet dat van statutaire bepalingen over het verplicht fysiek bijeenkomen kan worden afgeweken. Met instemming van alle bestuurders of toezichthouders, zal de besluitvorming dan op andere wijze geregeld moeten worden, bijvoorbeeld langs elektronische weg.

    Actueel door ons opgestelde statuten voorzien hier doorgaans al in: zowel in de mogelijkheid tot het nemen van een besluit buiten vergadering als in de mogelijkheid tot het houden van een digitale vergadering.

    Terugwerkende kracht t/m 23 maart 2020

    De Spoedwet is nog niet aangenomen door de Eerste Kamer en is daarmee officieel nog geen wet. De termijn waarbinnen de Spoedwet zal worden aangenomen – zeker in het licht van de maatschappelijke behoefte aan deze spoedwetgeving – zal naar alle waarschijnlijkheid snel zijn. Mochten er in de afgelopen weken al besluiten zijn genomen in digitale vergaderingen, hoeft dat geen probleem te zijn voor de rechtsgeldigheid van deze besluiten; het voornemen is om aan deze maatregelen terugwerkende kracht te geven tot en met 23 maart 2020. Zoals het er nu naar uitziet, zullen de bepalingen uit de Spoedwet per 1 september 2020 komen te vervallen. Zij kunnen indien nodig telkens met twee maanden verlengd worden.

    ANBI-voorwaarde – openbaarmaking jaarverantwoording binnen 6 maanden

    Op grond van artikel 1a lid 8 van de Uitvoeringsregeling Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (Uitvoeringsregeling AWR) dienen ANBI’s binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten, met toelichting (doorgaans jaarrekening en bestuursverslag) openbaar te maken.

    Veelal is deze voorwaarde ook in de statuten van een ANBI opgenomen. De Spoedwet voorziet niet in een regeling dat ook deze termijn van 6 maanden wordt verlengd. Het ziet er naar uit dat gezien de huidige situatie dat deze termijn van 6 maanden zal worden verlengd. Mocht het wel mogelijk zijn de jaarstukken binnen 6 maanden vast te stellen, dan zou daar de voorkeur naar uit moeten gaan.

    Update: In het Besluit noodmaatregelen coronacrisis van 18 juni jl. is door de Staatssecretaris van financiën goedgekeurd dat onder voorwaarden de termijn van zes maanden door het bestuur van de ANBI wordt verlengd met ten hoogste vier maanden. Wanneer een ANBI van deze mogelijkheid gebruik wenst te maken moet (i) het bestuursbesluit tot verlenging op de website worden gepubliceerd en (ii) uit dit bestuursbesluit blijken waarom de financiële gegevens niet binnen de termijn van zes maanden kunnen worden gepubliceerd.

    Mocht u nog vragen hebben neem dan gerust contact met ons op. Wij denken graag met u mee.

    Lees meer

    Lees hier meer over de regeling die van toepassing is op (beursgenoteerde) naamloze vennootschappen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, besloten vennootschappen en verenigingen van eigenaren die jaarlijks een algemene vergadering moeten houden.

    Meer over