Uit een recente uitspraak van de rechtbank Noord-Nederland blijkt dat een accountant zich op het standpunt kan/mag stellen dat het gehele verlofsaldo van een bestuurder niet aantoonbaar is in de zin van de Wet Normering Topinkomens (WNT) als er geen zichtbare en betrouwbare registratie heeft plaatsgevonden van de verlof-uren, bijvoorbeeld in het systeem dat wordt gebruikt voor de overige personeelsleden en in de jaarrekening geen reservering is opgenomen voor het verlofsaldo van de bestuurder persoonlijk. Uitbetaling of opname van het verlofsaldo bij einde dienstverband, is in dat geval onder de WNT niet mogelijk. Om tegen het einde van het dienstverband discussies hierover te voorkomen, is het dus zaak zorg te dragen voor een nauwkeurige registratie van de vakantiedagen en andere verlofdagen.

De afkoop dan wel uitbetaling van opgebouwde vakantie- of andere verlofdagen telt in beginsel mee als bezoldiging. Alleen bij het einde van het dienstverband is er een (in omvang beperkte) mogelijkheid opgebouwde, maar nog niet opgenomen vakantiedagen af te kopen, zonder dat dit meetelt als bezoldiging of beëindigingsvergoeding. Die uitzondering geldt alleen voor vakantiedagen en dus niet voor andere verlofdagen. Wel kunnen resterende verlofdagen en vakantiedagen worden opgenomen voor het einde van het dienstverband. Doorbetaling van de bezoldiging gedurende vrijwillige non-activiteit voor einde dienstverband telt mee als uitkering wegens beëindiging van het dienstverband (die gemaximeerd is op EUR 75.000), maar dat geldt niet als het gaat om de opname van resterende verlof- en vakantiedagen.

Om voorafgaand aan het einde van het dienstverband opgebouwde, maar nog niet genoten vakantie- dan wel andere verlofdagen te kunnen opnemen of te laten uitbetalen, moet op basis van de huidige versie van de Beleidsregels WNT (2023) het verlofsaldo wel aantoonbaar zijn. Uit de huidige versie van de Regeling Controleprotocol WNT (2022) volgt dat de accountant daarbij als uitgangspunt de vakantiedagen-registratie van de topfunctionaris moet volgen. Het controleprotocol schrijft voor dat bij het ontbreken daarvan, de accountant de door de instelling niet verantwoorde vakantiedagen aan moet merken als kwantificeerbare onzekerheid. Het opnemen of laten uitbetalen van het saldo is onder de WNT dan niet mogelijk.

We zien in de praktijk nog wel eens dat bij einde dienstverband het verlofsaldo van bestuurders wordt verantwoord met een registratie aan de hand van Outlook. Uit de uitspraak volgt echter dat een accountant zich op het standpunt kan/mag stellen dat Outlook daartoe niet voldoende betrouwbaar is, omdat de registratie van afspraken te allen tijde en ook met terugwerkende kracht kan worden aangepast. We adviseren daarom de vakantiedagen van de leden van de raad van bestuur altijd te registreren in het systeem dat ook voor de registratie van de vakantie- en verlofdagen van overige werknemers wordt gebruikt. In het geval dat veel verlofdagen worden opgebouwd, kan daarnaast zekerheidshalve een reservering in de jaarrekening worden opgenomen voor de verlofuren voor iedere topfunctionaris.

De rechtbank Noord-Nederland benadrukt nog dat de verantwoordelijkheid voor het bijhouden van de administratie van de door werknemers genoten vakantiedagen (en dus ook van de bestuurders) bij de werkgever ligt.

Meer weten over de WNT? Neem dan contact op met Willemien Bischot of Lieke Bartelsman.